Tips para organizar Meetups de WordPress en tu localidad

Objetivo

Aprende todo lo que necesitas para montar y organizar una Meetup de WordPress en tu localidad. Estos consejos puedes aplicarlos a cualquier otro grupo de meetup y han sido recogidos tras llevar a cabo la organización de las Meetups WordPress en A Coruña junto a estos cuatro cracks @SanchezAnxo, @soivigol y @pabloroca93.

Recuerda que estas consideraciones son todas personales, puedes tomar y utilizar todo lo que necesites de esta guía y usarla sin pedir permiso.

Consideraciones previas

Debes considerar si existe una necesidad y si hay gente interesada en tu comunidad local. Investiga si existen otras meetups cercanas, asiste a sus eventos y aprende de ellos. Una vez tengas un mínimo de experiencia ya podrás evaluar si organizar y gestionar una comunidad.

Lo más importante a la hora de llevar adelante la comunidad—o grupo de meetup—son las ganas y el equipo que te ayude en la organización. Organizar estos eventos de forma individual puede ser difícil y siempre aparecen más ideas siendo más personas. Recuerda que esto es una comunidad.

Las meetups son simplemente reuniones informales, pueden ser como tú te lo imagines, el formato típico es «charla/ponencia + networking», otro es juntarte en un bar a charlar sobre un tema específico.

Esta guía se enfoca más en el formato «charla/ponencia + networking«.

Equipo organizador

Es importante designar un equipo organizador (2-4 personas) que tenga disponibilidad y sea responsable. Este equipo debe realizar varias tareas previas y posteriores a cada meetup para que el evento sea una buena experiencia para todos. Si algún integrante del equipo falla, son los otros quienes deben hacer su trabajo, por lo tanto es importante el compromiso y la dedicación en los integrantes del equipo organizador.

Al momento de crear el equipo sería interesante ver las aptitudes de cada uno y dividir tareas generales. Algunas son:

• Presentar y cerrar el evento, también informa el networking
• Redacción de textos para el evento, mensajes a enviar, tweets de patrocinadores.
• Publicación del evento en meetup.com.
• Creación de material gráfico como banners, logos, plantilla para los ponentes, etc.
• Búsqueda de ponentes para las charlas.
• Comunicación y gestión de patrocinadores.
• Reserva de sitio y lo necesario para el networking.
• Llevar equipamiento necesario para el día de la meetup.

Lo ideal para agilizar el trabajo del equipo es utilizar algun sistema de almancenamiento de archivos en la nube colaborativo, de esa forma compartir todo lo necesario para la organización. Una posible estructura de carpetas podría ser:

• Reuniones/Actas
• Arte
  • Logos
  • Banners
• Ponentes
• Grabaciones/Fotos
• Patrocinadores

Nombre del grupo de meetup

Tienes que definir un nombre para el grupo de meetup con el que te identificarás de aquí en adelante. Es fundamental que el nombre que elijas no sea modificado en el tiempo ya que eso genera confusión entre los miembros del grupo. Por lo tanto tómate tu tiempo para buscar un nombre que sea relativamente corto, identificativo y fácil de recordar.

Si cuentas con la posibilidad de un diseñador gráfico, puedes encargarle un logo o más adelante cuando las meetups estén en funcionamiento, pedir si hay uno entre los asistentes que esté dispuesto a crearlo.

Crear grupo de meetup

Para crear el grupo de meetup y transformarse en grupo oficial puedes revisar la guía que tiene WordPress aquí.

De lo contrario puedes crear una cuenta en meetup.com y crear un grupo.

Crear un grupo en meetup.com requiere una «suscripcion de organizador» y por lo tanto un pago, en este momento para España el costo es de USD 59,94 si pagas semestral y USD 14,99 si pagas mensual. Puedes ver la información aquí.

Sería recomendable que una vez que hayas creado el grupo le agregues una descripción general, le cambies la URL por algo significativo como meetup.com/<WP_TuCiudad> y comiences a difundirlo en redes y a contactos.

Es interesante que el grupo tenga algunos followers/interesados para que cuando publiquemos el primer evento ya sean informados mediante la propia plataforma.

Comunidad

Para mantenerte en contacto con la comunidad es recomendable que una vez hayas creado el grupo de meetup también crees una cuenta de Twitter o Telegram para informar sobre nuevas convocatorias e información relevante a los asistentes.

Recuerda utilizar el mismo username desde un inicio así facilitas el acceso, ejemplo: twitter.com/<WP_TuCiudad> o t.me/<WP_TuCiudad>.

Si quieres protegerte del spam y tener una ayuda a la hora de moderar el grupo de Telegram puedes usar el bot Shieldy.

Patrocinadores

Es importante contar con patrocinadores (siempre que sea posible) para que ayuden a montar el evento. Los patrocinadores pueden ser entidades que nos brinden el sitio para celebrar la meetup, bares que cedan espacio para networking, un fotógrafo y algo que considero fundamental, un patrocinador para pinchos y cañas 🍕.

El monto que se necesita para pinchos y cañas no es tanto, con unos 100 € aprox. toman pinchos y cañas unas 25-35 personas en el norte de España (A Coruña). Seguro que en grandes ciudades la cosa cambia así que tenlo en cuenta.

En el caso de las meetups que organizamos, tenemos pactado un «hasta 100 €» con de uno de los patrocinadores, que realmente nunca lo consumimos todo, generalmente usamos 50-60 € por meetup. Eso está bien para el patrocinador ya que no tiene un gasto fijo del monto con el que patrocine.

Es una buena práctica que agradezcas a los patrocinadores con diapositivas al inicio del evento y darles la posibilidad de poner un banner siempre bajo condiciones preestablecidas. Si van a usar un banner debes indicarle el tamaño máximo.

Cuando busques un patrocinador debes decirle que le das a cambio, entre esas cosas puede ser un banner, agradecimiento en el evento, difusión en las redes sociales, etc.

Sitio del evento

Es ideal contar siempre con el mismo sitio para los eventos ya que para los participantes será fácil de recordar, llegar y comentar con otros pares, pero no es un impedimento. Si no encuentras siempre el mismo sitio disponible no hay problema pero si cambias mucho puede ser que tu afluencia tenga fluctuaciones.

Debes tener en cuenta cuantos asistentes permite el sitio y a la hora de publicar el evento en meetup.com limitar la cantidad de asistentes a las plazas que tengas disponibles. Intenta siempre buscar sitios con capacidad mínima de 25 personas.

Ideas para sitios:

• Sitios públicos
• Salas de ayuntamientos
• Bibliotecas
• Coworkings
• Bares
• Empresas tecnológicas

Es recomendable que el sitio cuente con Wi-Fi, una pantalla o un proyector para las diapositivas de la charla. De ser posible también acceso fácil a la conexión eléctrica para los equipos que uses.

Charlas

Hemos visto que la fórmula de charlas de 40-45 minutos y luego 15 minutos para preguntas es la ideal.

Mi recomendacion para la frecuencia de las meetups sería de 1 vez al mes. Recuerda que si duplicas la frecuencia se duplicará también el trabajo y el esfuerzo. Intenta que exista una lógica en cuanto al día de la semana, por ejemplo el último miercolés de cada mes. Los horarios ideales son de 19 a 21, pero dependerá del sitio donde lo hagas.

Se pueden alternar charlas estándar con otras tipo talleres prácticos. Si se hacen talleres prácticos donde involucre el uso de ordenadores por parte de los participantes eso debe avisarse con anterioridad, y tener en cuenta que seguramente necesiten acceso a una red Wi-Fi y a la red eléctrica.

Para los talleres es ideal llevar todo muy procesado para no perder tiempo en que cada participante pueda montar un entorno o configuraciones ni cerrarse a un sistema operativo específico, la idea de un taller es que todos puedan realizarlo. Puedes comentar los requerimientos para realizar el taller cuando publiques el evento.

Sería ideal que informes de alguna forma el grado de dificultad de la charla o taller, como nivel «principiante», «intermedio» y «avanzado». Así todos los participantes saben a lo que se enfrentarán y no tendrás gente «perdida». Créeme, suele suceder y te lo agradecerán.

Idea: si cuentas con algún patrocinador que te deje algo para regalar a los asistentes, puedes hacer un kahoot al finalizar la charla. Esto motiva bastante a los asistentes.

Networking

El networking siempre se hace de pie, nunca sentados. Esto permite a los participantes moverse e interactuar entre todos. Ten en cuenta esto al reservar el sitio para el networking y siempre avisa con tiempo al bar que quieres mesas o sitio para estar de pié, puede ser una barra.

Si cuentas con un patrocinador que te pague pinchos y cañas lo puedes resolver entregando un ticket a cada integrante y que mediante ellos obtengan la consumición. Normalmente en ciudades pequeñas la afluencia no es tanta por lo que se hace más fácil gestionar este tipo de cosas, en A Coruña no solemos usar tickets que nos conocemos todos 😉

Si no hay patrocinador, cada uno puede pagar su consumición y tú como organizador (si cuentas con fondos o donaciones) llevar algo de pinchos (siempre que el sitio te lo permita). Unas tortillas, pizzas o empanadas nunca fallan.

Ponentes

Todos los meses se deberá hacer una selección y llamada a ponentes para las charlas. Esto significa ponerse en contacto con los ponentes, comentarles cómo funciona la meetup y darles apoyo.

Es interesante que el equipo organizador siempre tenga un listado de posibles ponentes e ideas. En el caso de que no se consiga ponente para ese mes, uno de los organizadores puede dar un taller práctico o charla cómo «fallback». También puedes buscar ponentes de otras meetups próximas, hay muchos a los que no les importa moverse y tienen la posibilidad. Todo es cuestión de hablar.

Algunos tips para la comunicación con el ponente:

• Facilitarle una plantilla con los logos (de la meetup y patrocinadores) al pie y una pequeña guía de estilos.
• El día de la meetup debe presentarse 20 minutos antes para hacer una pequeña prueba de los equipos.
• La duración de la charla será de máximo 45 minutos y 15 minutos de preguntas si se desea.
• Si la presentación se hace en TV no incluyas textos pequeños.
• Si la presentación incluye bloques de código fuente, hacerlos sobre fondo blanco no sobre fondo oscuro.
• Si vas a dar un taller conectando tu ordenador con la TV utiliza el zoom cuando quieras mostrar algo en detalle.
• Puedes invitar a tus amigos y colegas el día de la meetup, pero por favor a través del link de meetup así desde la organización sabemos la audiencia y gestionamos los sitios.
• Avisar explícitamente de que no están permitidos los discursos de ventas.

Las primeras 2-3 charlas seguramente os toque hacerlas a los organizadores. Si necesitas ideas puedes echar un vistazo a los temas que tratan los otros grupos de meetups cercanos o internacionales.

Publicación en meetup.com

Una vez tengas la charla cerrada y titulada con el ponente debes crear el texto para el evento. En el texto te recomiendo que comentes de que se tratará la meetup, quien es el ponente y un poco de background, hablar del networking y de como llegar al sitio, puedes dar tips de autobuses, trenes, si hay sitio para aparcar, etc.

También deberás crear el banner gráfico para el evento, puedes usar Canva que ya trae varias ideas. En la parte gráfica es importante que incluyas lo siguiente:

• Logo del grupo de meetup.
• Foto/avatar del ponente.
• Título y subtítulo de la charla.
• Nombre/apodo y especialización del ponente.
• Fecha y hora del evento.
• Sitio y dirección del evento.

Puedes ver un ejemplo real a continuación:

Una vez hayas publicado el evento, automáticamente se informará a todos los participantes del grupo con un email (enviado por meetup.com).

Difusión

Aspecto importante, sin difusión no habrá asistentes el día de la meetup. Algunas ideas:

• Redes sociales, difundir desde cada cuenta de twitter de organizadores, compartir varias veces antes del evento.
• Webs relacionadas (ponte en contacto).
• Avisar a otras meetups que estén próximas.
• Enviar mensajes recordatorios desde el grupo de meetup. Estos mensajes llegan a todos los suscriptos al grupo de meetup, una ejemplo de envío sería:
  • Dos semanas antes de la meetup.
  • Una semana antes de la meetup.
  • Día antes de la meetup o mismo día.
  • Patrocinadores que quieran colaborar.
  • El cowork que aloja nuestro evento.
  • Otras formas que se te ocurran.

Equipamiento para el evento

Esto dependerá de tus recursos, el sitio donde hagas el evento y la cantidad de gente que esperas. Si tienes un sitio con mucho ruido igual necesitas un micrófono, una pequeña consola de sonido y un altavoz con amplificador pero dependerá también si te lo permiten.

Lo ideal sería hacerlo en un sitio sin tanta contaminación auditiva así puedes prescindir de sistemas de sonido. Ya hemos tenido experiencias de hacerlo en bares y el ruido se hace insoportable, por momentos haciendo que los participantes no escuchen al ponente.

Debes llevar siempre un ordenador por si el que lleva el ponente falla. También cables y adaptadores para conectarte al proyector o pantalla. Siempre pídele al ponente la presentación en formato PDF.

Un pasador de diapositivas siempre ayuda al ponente y hace una mejor experiencia para todos, son aparatos muy baratos, en torno a 10 €.

Por último, lleva botellas de agua para el ponente.

Reunión post meetup

Luego de cada meetup es recomendable reunirse y tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Documentar la reunión, hacer un acta.
• Publicar la presentación del ponente en caso de que se acuerde.
• Evaluar aspectos a mejorar.
• Evaluar qué tal ha ido la meetup.
• Proponer ideas nuevas.

En esa reunión es ideal resolver aspectos para la siguiente meetup y ya ponerse manos a la obra para contactar al siguiente ponente. También se puede definir como se repartirán las tareas entre los organizadores.

Conclusión

Hemos visto los aspectos básicos y consejos para organizar una meetup del tema más te guste en tu localidad. Espero que estos tips te sirvan y hagan que más gente se junte en torno a tus intereses, en nuestro caso es WordPress 💙

Si se te ocurre cualquier idea para mejorar esta guía compártela en los comentarios así la integramos y otros pueden apoyarse y hacer su meetup más exitosa.

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